Missions

• Assurer le secrétariat de l’Unité projets ;
• Venir en appui administratif et organisationnel de la Cheffe d’Unité et des Chargés de missions (9) dans le cadre de leurs missions au Secrétariat conjoint et sur le terrain ;
• Aider à préparer les différentes réunions, tenir le planning de celles-ci, inviter les intervenants et constituer les dossiers qui seront discutés lors des réunions ;
• Concevoir, mettre en page, classer et actualiser les différents documents de suivi des missions de l’Unité projets (dossiers partagés dans le cloud et documents papier) ;
• Assister la Cheffe d’Unité dans la gestion et le bon suivi des plannings des membres de l’Unité projets ;
• Appuyer l’Assistante de Direction (Unité programme) dans la gestion des prestations de l’Unité projets ;
• Apporter du soutien aux équipes de l’Assistance technique dans l’organisation des différents évènements organisés par l’ASBL ;
• Assister l’équipe du Secrétariat conjoint dans le suivi des achats et des marchés publics pour l’Asbl (préparation des demandes d’offres et des cahiers de charges) et veiller au respect du suivi des procédures en la matière ;
• Appuyer l’Assistante de Direction (Unité programme) dans la récolte et la préparation des déclarations de créance (pièces justificatives de l’Unité projets) ;
• Offrir un soutien global en matière administrative à l’ASBL (prises d’informations et contacts auprès de prestataires, relève du courrier,…).